Heute geht es um Rahmenverträge bei Übersetzungen.

Rahmenverträge findet man in allen Bereichen der Wirtschaft, doch welche Position nehmen sie bei Übersetzungen einnehmen, in welchen Fällen Rahmenverträge notwendig werden, welche Vorteile es bringt und was für Punkte im Bereich Übersetzungsdienstleistungen festgelegt werden können“

Was ist ein Rahmenvertag?

Ein Rahmenvertrag wird zwischen der Übersetzungsagentur und dem Kunden abgeschlossen um: • Die genauen Preise für die verschiedenen Sprachrichtungen festzulegen. Hierbei werden in den Sprachrichtungen auch die Preise für die verschiedenen Übersetzungsarten festgeschrieben wie z.B. technische Übersetzung, Marketing Übersetzung oder Juristische Übersetzung. • Festzulegen welche Preise für Segmente gelten die bereits im Translation Memory enthalten sind oder die z.B. zu 80% einem bereits übersetzten Segment entsprechen. • Geringeren Verwaltungsaufwand, da die Preise verhandelt sind und so bei einer Übersetzung kein Angebot benötigt wird. • Die zu erwartenden Übersetzungsvolumen festzuschreiben. • Sondervereinbarungen festzuschreiben wie zum Beispiel Aufpreis für eine Expressübersetzung oder Aufpreis für DTP also Layout arbeiten.

Was ist das Ziel von einem Rahmenvertrag?

Das Ziel eines Rahmenvertrages ist es, eine engere und partnerschaftliche Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Übersetzung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer umzusetzen, Rationalisierung und Standardisierung von technischer Übersetzung, juristischer Übersetzung und Marketingübersetzung, eine Reduktion von Gesamtkosten und Lieferzeiten zu erzielen sowie eine Verstärkung und Intensivierung der europaweiten oder weltweiten Zusammenarbeit zu ermöglichen. Der Rahmenvertrag enthält eine ausgearbeitet Preisliste die von beiden Parteien vereinbart wurde.

Welche Tipps können wir für den Inhalt des Rahmenvertrages weitergeben?

1. Auftraggeber und Auftragnehmer müssen inkl. der Adresse genannt werden.
2. Eine Preisliste für alle benötigten Sprachrichtungen und Übersetzungsarten als Wortpreis. Zeilenpreis ist heute eigentlich nicht mehr üblich.
3. Im Rahmenvertrag wird auch vereinbart auf welche Schwester-, Tochter- bzw. Beteiligungsgesellschaften dieser gilt
4. Die Quelldaten werden vereinbart. Hierzu gehören die Ausgangssprache/n und die Dateiformate aus der die Übersetzungen stammen z.B. Word / Excel, XLIFF oder PDF.
5. Benennung eines festen Ansprechpartners für die Rückfragen des Übersetzers
6. Format für die Lieferung der Zieldaten
7. In welchem Abstand das Translation-Memory und die Terminologie an den Kunden ausgespielt wird.
8. Wie der Datenaustausch erfolgt. Z.B. Fileshare oder E-Mail
9. Eine erstellte und von beiden Parteien vereinbarte Preisliste
10. Ein erstellter Workflow
11. Vereinbarte Zahlungsbedingungen
12. Vereinbarung über zusätzliche Leistungen wie zum Beispiel das Layout
13. Vereinbarungen von Mindestauftragswerten oder eine Vereinbarung ob es überhaupt einen Mindestauftragswert gibt.
14. Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitsvereinbarung
15. AGB in den Rahmenvertrag aufnehmen.
16. Laufzeit des Rahmenvertrages
17. Kündigungsfrist des Rahmenvertrages

Welchen Vorteil bietet ein ausgearbeiteter Workflow und wie sollte dieser ausgearbeitet sein?

Im Workflow sollten die einzelnen Schritte der Auftragsbearbeitung ausgearbeitet sein. Dieser könnte zum Beispiel wie folgt erstellt sein:

1. Bereitstellung der Quelldaten durch den Kunden inkl. Referenzmaterial (falls vorhanden) welches dem vereinbarten Projektmanager zugespielt wird. Hierbei müssen Angaben zur Zielsprache bzw. zu den Zielsprachen, Liefertermin und gewünschtes Dateiformat des Zieltextes enthalten sein. Außerdem muss falls nicht vereinbart ein Ansprechpartner für das Übersetzungsprojekt genannt werden.
2. Eingangscheck der Unterlagen durch den Übersetzungsdienstleister inkl. Prüfung des Ausgangstextes ob das Format bearbeitbar ist.
3. Wenn im Rahmenvertrag vereinbart, die Auftragsbestätigung inkl. des Liefertermins an den Kunden senden.
4. Je nach Vereinbarung die Rückbestätigung der Auftragsbestätigung durch den Kunden.
5. Rückfragen durch den Übersetzungsdienstleister falls hier vom Übersetzer welche gestellt werden. Diese müssen durch den Kunden beantwortet werden um das Übersetzungsprojekt abschließen zu können.
6. Der Übersetzungsdienstleister bearbeitet das Layout und die Graphiken vom Zieltext sobald dieser vom Übersetzer zurückkommt.
7. Der Übersetzungsdienstleister führt seine mit dem Kunden vereinbarte Prüfung der Übersetzungsqualität durch.
8. Dem Kunden werden die Dokumente im gewünschten Format ausgespielt.
9. Rechnungserstellung durch den Projektmanager
10. Kunde zahlt die Rechnung nach der Eingangsprüfung der übersetzten Texte innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist. Damit sind wir am Ende dieses Podcasts angelangt.

Unter www.gft-online.de finden Sie weitere Tipps. Wenn Sie Fragen haben, die bisher noch nicht im Podcast behandelt wurden können Sie mir diese gerne per E-Mail an m.binder@gft-online.de stellen. Ich werde Ihre Fragen dann in einer der nächsten Podcastfolgen beantworten.

Ich bedanke mich fürs zuhören und würde mich freuen, wenn Sie beim nächsten Podcast wieder dabei sind.

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